Privacy en regelgeving
Bestanden met persoonsgegevens omzetten
Een loonstrook naar PDF. Een gescand contract kleiner maken. Het lijkt onschuldig, maar zodra er persoonsgegevens in het bestand staan, is het uploaden naar een willekeurige converter een keuze met gevolgen.
Het probleem in het kort
De meeste online converters werken hetzelfde: je bestand gaat naar een server, daar gebeurt de omzetting, en je krijgt het resultaat terug. Op dat moment heeft een externe partij je bestand in handen. Staat er een naam, een burgerservicenummer of een salaris in, dan heb je persoonsgegevens gedeeld met een partij waarmee je geen afspraken hebt gemaakt.
Voor een privépersoon die een vakantiefoto omzet, is dat geen kwestie. Voor een administratiekantoor, een HR-afdeling of een zorgverlener ligt dat anders. Daar is het niet alleen onverstandig, maar ook lastig te verantwoorden.
Drie dingen die vaak misgaan
Geen verwerkersovereenkomst
Wie namens jou persoonsgegevens verwerkt, is een verwerker. Daar horen schriftelijke afspraken bij. Bij een gratis converter zonder account is er geen partij om die afspraken mee te maken.
Onbekend waar de gegevens heen gaan
Veel diensten vermelden niet in welk land hun servers staan. Komen de gegevens buiten de Europese Economische Ruimte terecht, dan gelden er extra eisen. Zonder te weten waar het bestand heen ging, kun je niet aantonen dat je daaraan voldoet.
Beloftes die je niet kunt controleren
Bijna elke converter belooft bestanden na een uur te verwijderen. Dat kan kloppen. Maar je hebt geen enkele manier om het te controleren, en de verantwoordelijkheid voor het delen ligt bij jou, niet bij hen.
Het alternatief: niet versturen
Al deze vragen verdwijnen zodra het bestand het apparaat niet verlaat. Geen verwerker, geen doorgifte, geen bewaartermijn om na te vragen. Er is simpelweg niets gedeeld.
Zo werkt zonderupload.nl. De omzetting draait volledig in je eigen browser. De code wordt eenmalig gedownload en doet daarna het werk op je eigen apparaat. Wij krijgen je bestand nooit te zien, omdat het nooit onze kant op komt.
Zelf controleren
Open een conversiepagina, verbreek daarna je internetverbinding en zet een bestand om. Het werkt gewoon. Dat is geen belofte die je moet geloven, maar iets wat je in dertig seconden zelf vaststelt.
Veelgestelde vragen
Mag ik een loonstrook uploaden naar een gratis online converter?
Dat mag niet zomaar. Een loonstrook bevat persoonsgegevens, en zodra je die naar een externe dienst stuurt, verwerkt die partij gegevens namens jou. Daar horen afspraken bij, meestal in de vorm van een verwerkersovereenkomst. Bij de meeste gratis converters kun je zo een overeenkomst niet afsluiten.
Waarom maakt het uit waar de server staat?
Als persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte terechtkomen, gelden er aanvullende eisen voor die doorgifte. Bij veel gratis converters is niet te achterhalen in welk land de verwerking plaatsvindt, waardoor je niet kunt aantonen dat je aan die eisen voldoet.
Wat gebeurt er met mijn bestand op zonderupload.nl?
Niets verlaat je apparaat. De omzetting draait in de browser zelf, met code die eenmalig is gedownload. Er wordt geen bestand naar een server gestuurd en wij ontvangen dus ook geen bestand. Je kunt dat zelf controleren door je internetverbinding te verbreken en de omzetting opnieuw te doen.
Betekent dit dat ik geen verwerkersovereenkomst nodig heb?
Voor de omzetting zelf ontvangen wij geen persoonsgegevens, dus er is geen verwerking door ons om afspraken over te maken. Beoordeel altijd zelf, of laat beoordelen, wat er binnen jouw organisatie geldt. Deze pagina is algemene uitleg en geen juridisch advies.
Is een datalek mogelijk bij een online converter?
Als je een bestand met persoonsgegevens naar een partij stuurt zonder geldige grondslag of afspraken, kan dat op zichzelf al een probleem zijn. Gaat het daarna mis bij die partij, dan komt de meldplicht bij jou terecht, want jij hebt de gegevens gedeeld.
Zakelijk gebruik
Werkt jouw organisatie regelmatig met documenten die niet naar een externe server mogen? Dan is deze techniek ook binnen je eigen omgeving in te zetten, bijvoorbeeld als onderdeel van een bestaand portaal of intranet.
Neem contact opDeze pagina geeft algemene informatie en is geen juridisch advies. Voor je eigen situatie is een jurist of privacyfunctionaris de aangewezen partij.